Come se non bastasse la complessità che regna sovrana nelle scuole, con un appesantimento burocratico che va a tutto discapito della reale funzione di formazione ed educazione che la scuola deve svolgere, mancava solo una regolamentazione sulla possibilità di tenere riunioni degli ORGANI COLLEGIALI A DISTANZA
Il MIM, in proposito, è intervenuto con una apposita nota e un allegato tecnico in cui si evidenzia, innanzi tutto, che la possibilità di svolgere a distanza riunioni con funzione deliberativa non opera automaticamente.
Per istituzionalizzare tale modalità occorre che le scuole procedano ad integrare i propri regolamenti d’istituto, prevedenzo apposita e puntiale disciplina sulle modalità di svolgimento delle riunioni.
Ed è proprio nell’allegato tecnico che viene evidenziato come le modalità che saranno recepite nel contratto di istituto devono garantire la validità giuridica delle deliberazioni, la sicurezza e l’integrità delle operazioni, la protezione dei dati personali e la corretta gestione documentale.
Insomma, altro peso burocratico ….e chi si deve preoccupare di predisporre tali accorgimenti?
Una particolare attenzione dovrà essere riservata all’accesso di coloro i quali devono partecipare alla riunione in particolare per quanto attiene alla effettiva identificazione di chi partecipa con l’accortezza che si dovrà impedire accessi non autorizzati o fenomeni di impersonificazione.
È inoltre prevista una distinzione chiara dei ruoli, ad esempio presidente, segretario e componenti dell’organo collegiale, in modo che ciascun utente possa accedere solo alle funzionalità necessarie.
Ovviamente, anche l’espressione del voto dovrà garantire che ogni avente diritto possa esprimere un solo voto, che il voto sia registrato in modo integro e non modificabile e che l’esito sia corretto e verificabile.
Nel caso di voto palese, il sistema deve garantire la tracciabilità del voto e l’associazione tra votante e scelta espressa. I risultati devono poter essere documentati, verbalizzati e conservati.
Più complessa la disciplina del voto a scrutinio segreto. In questo caso l’allegato tecnico richiede una separazione effettiva tra identità del votante e voto espresso, un anonimato reale e non reversibile, e l’impossibilità per amministratori, fornitori o altri soggetti di risalire al voto individuale.
Le soluzioni adottate dovranno essere conformi alle Linee guida AgID in materia di sicurezza ICT.
Tra le misure richieste rientrano la cifratura dei dati, la protezione da vulnerabilità note, gli aggiornamenti periodici, il monitoraggio degli accessi, sistemi di audit, backup, procedure di ripristino e gestione degli incidenti di sicurezza.
Nel caso di piattaforme cloud o servizi di terze parti, le scuole dovranno verificare la localizzazione dei dati, le modalità di trattamento, le misure di sicurezza dichiarate dal fornitore e la conformità alla normativa europea e nazionale.
Il trattamento dei dati personali dovrà rispettare i principi del GDPR, tra cui minimizzazione, limitazione delle finalità, integrità, riservatezza e responsabilizzazione.
Se il servizio è erogato da un fornitore esterno che tratta dati personali per conto della scuola, sarà necessaria la nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
Le attività collegiali svolte a distanza dovranno essere documentate attraverso verbali digitali, registrazioni degli esiti di voto ed evidenze delle operazioni svolte.
I documenti dovranno essere immodificabili, completi e associati ai metadati necessari a garantirne autenticità, integrità e contestualizzazione.
Anche la conservazione dovrà rispettare le Linee guida AgID, assicurando nel tempo leggibilità, reperibilità, autenticità e integrità dei documenti.
Le istituzioni scolastiche dovranno prevedere anche procedure per la gestione di eventuali malfunzionamenti, compresa la possibilità di sospendere le operazioni di voto e, se necessario, ripeterle.
Dovranno inoltre essere individuate le figure responsabili della conduzione della seduta e della verbalizzazione, nel rispetto delle funzioni tipiche degli organi collegiali.
Prima di adottare le soluzioni digitali, le scuole saranno tenute a verificarne la conformità ai requisiti dell’allegato tecnico, acquisendo documentazione tecnica idonea e una dichiarazione di conformità da parte del fornitore o del partner tecnologico.
La nota ministeriale richiama infine l’orientamento applicativo ARAN del 12 giugno 2024, secondo cui le attività collegiali a distanza devono essere previste nel Regolamento d’istituto e possono essere svolte utilizzando una delle modalità di lavoro a distanza disciplinate dal contratto.
Nel confronto tra Ministero e organizzazioni sindacali, la modalità del lavoro agile è stata individuata come lo strumento maggiormente compatibile con lo svolgimento delle attività collegiali deliberative, fermo restando il rispetto degli impegni sottesi e connessi al servizio.
INSOMMA SIAMO SICURI CHE SIA LA SCELTA MIGLIORE E PIU’ OPPORTUNA PER UN SISTEMA SCOLASTICO CHE RISENTE OGNI ANNO DI MAGGIOR IMPEGNO BUROCRATICO SENZA ALCUN SUPPORTO O INCENTIVO ? SIAMO SICURI CHE NELLE SCUOLE CI SIANO PROFESSIONALITA’ IN GRADO DI GESTIRE TALE NUOVE MODALITA’? SIAMO SICURI CHE TUTTE LE SCUOLE SIANO IN POSSESSO DI STRUMENTAZIONE ADEGUATA?